จัดการค่างวดประกันให้ไม่ซ้ำแผน ตั้งผู้ให้ผ่อนและติดตามยอดค้างอย่างไร

แยกบริษัทประกัน ออกจากผู้ให้ผ่อนชำระ

บริษัทที่ออกกรมธรรม์กับผู้ให้ผ่อนอาจเป็นคนละราย จึงควรเก็บข้อมูลแยกกัน พร้อมวันเริ่มและสิ้นสุดความคุ้มครอง เลขกรมธรรม์ และบิลหลักของแผนนั้น

เมื่อมีหลายบิลของทะเบียนเดียวกัน อย่าเลือกแผนจากชื่อบริษัทหรือเลขทะเบียนเพียงอย่างเดียว ต้องตรวจจังหวัด รอบคุ้มครอง และสถานะหยุดหรือยกเลิกแผนประกอบกัน

ตรวจข้อมูลนำเข้าก่อนสร้างค่างวด

หากเริ่มใช้ระบบใหม่กลางปี อาจมีบิลนำเข้าที่เก็บวันคุ้มครองเก่า ขณะที่มีการสร้างค่างวดใหม่ภายหลัง ควรเทียบกับเอกสารจริงก่อนกำหนดวันครบชำระ

วันที่ พ.ศ. ที่กรอกผิดไม่ควรแก้ด้วยการเลื่อนปีให้ทุกคันเหมือนกัน ตรวจหลักฐานทีละรอบและเก็บประวัติให้ทราบว่ารายการไหนได้รับการยืนยันแล้ว

รับชำระจากแผนที่ถูกต้อง และดูประวัติการจ่าย

ก่อนรับเงิน ตรวจงวดที่ จำนวนงวดทั้งหมด ยอดชำระ และยอดค้างของแผน เปรียบเทียบรายการรับชำระจริงกับตารางกำหนดงวด ซึ่งไม่ใช่หลักฐานเดียวกัน

หากพบแผนซ้ำ ให้ตรวจใบเสร็จแต่ละรายการก่อนแก้ อย่าลบประวัติเพียงเพราะทะเบียนตรงกัน เพราะอาจเป็นคนละรอบประกันหรือมีการชำระเงินจริงแล้ว

หยุดแผนเก่าอย่างมีเหตุผลและหลักฐาน

AUTO FLOW มีการหยุดหรือยกเลิกแผนผ่อนพร้อมสาเหตุและผู้บันทึก เพื่อเก็บประวัติให้ตรวจสอบได้ การหยุดแผนควรเลือกเฉพาะบิลหลักที่เกี่ยวข้อง ไม่รวมทุกแผนของทะเบียนนั้นโดยอัตโนมัติ

หากลูกค้ากลับมาทำประกันรอบใหม่ ให้ตรวจว่าเปิดแผนใหม่ถูกตัวและประวัติเดิมยังแยกอ่านได้ ไม่ควรนำยอดค้างเก่ามารวมโดยไม่ตรวจเอกสาร

ตั้งแจ้งเตือนและเงื่อนไขตามผู้ให้ผ่อนจริง

รหัสแม่กำหนดผู้ให้ผ่อน รอบแจ้งเตือน ช่วงค่าปรับ และเวลาชำระตามข้อตกลงที่ใช้งานจริง การตั้งข้อความแจ้งไม่ได้เป็นหลักฐานว่ามีการชำระหรือยกเลิกกรมธรรม์สำเร็จแล้ว

ตรวจงวดที่ชำระแล้วก่อนส่ง และตรวจว่า QR ที่แนบเป็นของแผนหรือลูกค้าคันนั้น หากได้รับสลิปต้องตรวจสอบยอดและบันทึกรับเงินตามขั้นตอนของร้าน

ให้ข้อมูลบนใบเสร็จตรงกับหน้าจัดการ

ตรวจชื่อผู้ให้ผ่อนในหน้ารายการบิล ใบเสร็จทำประกัน และใบเสร็จค่างวด หากเปลี่ยนผู้ให้ผ่อนต้องเปิดดูรายการของแผนเดียวกันเพื่อยืนยัน

รหัสแม่สามารถตั้งการแสดงเงื่อนไขและข้อความต่อท้ายบนใบเสร็จตามฟังก์ชันที่เปิดใช้งาน ควรใช้ข้อความที่ตรงกับข้อตกลงและหลีกเลี่ยงการระบุค่าปรับที่ไม่ได้ตกลงไว้

คู่มือที่เกี่ยวข้อง